Managementul eficient al timpului

Timpul este ceva relativ:  Mereu prea puţin sau uneori interminabil,timpul este aşa cum îl resimţi…şi cum îl faci să fie.În plan profesional, timpul costă şi e important să îl controlezi bine.Managementul timpului permite deţinerea controlului asupra sarcinilor şi activităţilor zilnice, să avem performanţe ridicate utilizând un minim de resurse.Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziţie, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect puternic asupra performanţelor.

Managementul eficient al timpului înseamnă a fi capabil de a :

1. Estima în mod realist timpul necesar pentru îndeplinirea unei sarcini în funcţie de complexitatea acesteia.
2. Stabili priorităţile în realizarea sarcinilor în funcţie de importanţa, urgenţa si/sau rezultatele estimate ale acestora.
3. Organiza propriile activităţi pentru a respecta termenele limită.
4. Delega responsabilităţile persoanelor adecvate pentru a vă ajuta să atingeţi mai multe termene limită simultan.

Unul dintre cele mai importante principii este programarea timpului, să decidem « când » vom acţiona şi ce resurse vom utiliza. Nu trebuie să uităm niciodată situaţiile imprevizibile ce pot să apară de-a lungul unei zile de lucru sau desfăşurării unei activităţi. Dezorganizarea sau lipsa de organizare, tărăganarea sau tergiversarea lucrurilor, incapacitatea de a spune nu, discuţii neproductive, perfecţionismul inutil, preocuparea excesivă pentru ceea ce au alţii de făcut sunt cauze ale irosirii timpului din vină proprie.

Constrângeri sunt şi din vina altora : vizitatori nepoftiţi, telefoanele neaşteptate, corespondenţa fără valoare, aşteptarea direcţionată, şedinţe neproductive, crizele şi rapoartele inutile. Pentru a ne organiza în mod eficient timpul trebuie să intelegem Care este scopul nostru ? si anume Misiunea şi Obiectivele noastre pe termen lung, Care sunt obiectivele prioritare de realizat ? Cum facem faţă priorităţilor şi presiunilor de zi cu zi – evitând factorii ce determină pierderea timpului, clarificându-ne modul în care « cheltuim » timpul, şi focalizându-ne asupra rezultatelor « ieşirilor » obţinute ca urmare a eforturilor noastre.

Principii cheie în utilizarea eficientă a timpului :

1. Informaţia – fără informaţie nu se acumulează cunoştinţe, iar fără acestea nu se poate adopta o decizie sau realiza o activitate.
2. Obiectivele – sunt esenţiale de stabilit, atunci cand nu şti încotro să mergi
3. Activităţile – întotdeauna trebuie să fie orientate către obiectivele urmărite
4. Rezultatele
5. Concentrarea – se poate lucra eficient, într-un interval de timp, într-o singură direcţie (nu se pot rezolva bine şi eficient mai multe sarcini în acelaşi timp)
6. Iniţiativa
7. Programarea
8. Respectul pentru timp
9. Simplitatea

Managementul eficient al timpului este esenţial în orice profesie şi în orice domeniu de activitate. Oricine îşi poate îmbunătăţi capacitatea de organizare a timpului, caştigând beneficii importante din aceasta. Felul în care cineva îşi organizeaza timpul va avea întotdeauna un impact direct asupra celor cu care lucrează (pozitiv sau negativ), astfel că merită alocat timp dezvoltării anumitor
instrumente şi tehnici care să ajute la organizarea timpului eficient şi atingerea obiectivelor respectând termenele limită.

Există câteva principii simple pentru a folosi cât mai eficient timpul şi care facilitează divizarea obiectivelor pe termen lung în acţiuni controlabile pe termen mediu si scurt.

1.Stabilirea obiectivelor;
2.Transformarea lor în obiective SMART;
3.Cunoaşterea sarcinilor;
4.Cunoasterea constrângerilor
5.Stabilirea priorităţilor;
6.Planificarea sarcinilor.

Managementul timpului are reguli de aur: stabilirea rutinei zilnice, valorificarea piscurilor de energie pentru a face lucrurile care necesită capacitate maximă, respectarea nemiloasă a termenelor limită, neamânarea lucrurilor importante care nu sunt plăcute, amânarea a ce nu este important, analizarea întreruperilor, stabilirea momentelor în care să nu te deranjeze nimeni, planificarea telefoanelor, adunarea ideilor într-un loc, dacă începi ceva, pe cât mai posibil termină, stabilirea pauzelor atunci când nu lucrezi eficient, foloseşte timpi bine definiţi – şedinţe, fii selectiv în ce îţi asumi, fă-ţi o obişnuinţă din verificarea felului în care îţi foloseşti timpul, evită să-ţi iei de lucru acasă, culcă-te cu o oră mai devreme, dă-ţi premii, grupează activităţi similare, regula 60-40.

O să închei cu un proverb spaniol, Timpul – un individ curtenitor, în loc să te lupţi cu el, îl poţi atrage de partea ta.

Elena Nisipeanu